Teknik Mengatur Meeting Online
Di masa pandemik Covid19 ini tatanan dunia banyak berubah. Kerumunan manusia yang dulunya banyak di pusat perbelanjaan, mall, pasar, bandara, terminal berpindah ke dunia maya. Aplikasi Facebook, Twitter, Instagram, hingga WhatsApp menjadi tempat kerumunan baru. Begitu juga dengan dunia bisnis dan presentasi. Virus Flu Wuhan yang menyebar ke seluruh penjuru dunia, memaksa berbagai sisi bisnis terjun ke dunia online. Pembelajaran online. Hingga meeting online.
Nah, khusus tentang presentasi atau meeting online, bagi Anda yang ingin mengadakan acara pertemuan resmi di dunia maya, kita perlu tahu bagaimana teknik mengatur meeting online. Bagaimana mulai dari mengumpulkan peserta, memasukkan mereka di room meeting online, mengatur rundown acara hingga menutup presentasi online tersebut.
Artikel ini akan menjelaskan kepada Anda langkah-langkah teknik mengatur meeting online. Cara ini juga dilakukan oleh tim Kreasi Presentasi untuk mengadakan pembelajaran online Jadi Expert Mendesain Infografis yang Angkatan pertamanya akan running bulan ini. Apa saja teknik mengatur meeting online tersebut? Berikut tekniknya:
Kumpulkan peserta di grup aplikasi
Mintalah data masing-masing peserta, minimal Anda mengetahui nama dan nomor telepon mereka. Setelah itu, masukkan peserta ke dalam satu grup presentasi online yang ingin Anda arrange. Bisa menggunakan WhatsApp group atau grup Telegram. Tujuannya? Memudahkan Anda berkoordinasi dengan peserta terutama tentang peralatan yang harus disiapkan saat meeting online, serta memudahkan Anda membagi link presentasi online.
Beri peserta link meeting 30 menit sebelum acara
Bagikan link kepada peserta minimal 30 menit sebelum acara dimulai. Hal ini memudahkan Anda untuk memantau tiap-tiap peserta yang masuk dan memberikan peserta kesempatan untuk mempersiapkan perlengkapan sebelum meeting online dimulai. Jika sibuk, Anda pun bisa berbagi link waiting room terlebih dahulu. Sebagai contoh waiting room di aplikasi Zoom. Sehingga peserta bisa menunggu sejak beberapa hari sebelum meeting dimulai. Hal ini meminimalisir peserta tidak hadir, misal karena mereka lupa atau tidak berada di tempat.
Minta peserta login dengan username asli
Terkadang presentasi online yang kita adakan khusus untuk member atau berbayar. Nah, untuk memudahkan pemantauan terhadap user yang masuk, wajibkan peserta menggunakan nama asli sesuai yang terdaftar dalam list peserta presentasi online.
Jelaskan rundown meeting
Para peserta perlu tahu apa saja isi meeting Anda dan apa saja benefitnya. Oleh karena itu jangan ragu untuk menjelaskan rundown atau urutan acara meeting online kepada para peserta. Rundown termasuk hal terpenting dalam teknik mengatur meeting online. Dengan rundown yang jelas, peserta bisa memperkirakan kapan mereka harus istirahat, mengetahui sessi-sesi penting serta me-manage kepentingannya masing-masing.
